E-mailarchivering

Wat is e-mailarchivering?

Een e-mailarchief is een opslaggebied waarin zeer grote hoeveelheden e-mail op zeer lange termijn kunnen worden bewaard, en waarin snel zoekacties kunnen worden verricht. E-mailarchivering is het proces waardoor dat opslaggebied wordt opgebouwd en onderhouden. 'Grote hoeveelheden' en 'lange termijn' duiden in de context van archieven vaak op elke e-mail die uw organisatie ooit heeft verzonden of ontvangen.

Uw Exchange-archief (ook wel aangeduid als 'Exchange-store') werkt anders dan bij normale archivering. Het Exchange-archief berust op het vertrouwde postvakconcept dat gebruikers de mogelijkheid biedt hun e-mails te lezen en beheren. Ze brengen hun postvakken in hiërarchische mappen onder, verplaatsen en verwijderen e-mails, en mogen in de regel geen e-mails van anderen bekijken.

Kortom, het archief van Exchange werkt ongeveer als een rij archiefkasten (een voor iedere gebruiker), terwijl de structuur van een doorsnee-e-mailarchief meer weg heeft van het internet.

Waarom zou ik e-mail archiveren? (Je bent nooit te klein)

Hoewel compliance, ofwel de naleving van wet- en regelgeving, vanouds een belangrijke drijfveer voor archivering is, gaat het om veel meer dan wetten en regels. Kijk op welke manieren uw organisatie kan profiteren van e-mailarchivering door onze paper te lezen – of lees door voor een samenvatting.

Prestaties van het e-mailsysteem

Naarmate Exchange-archieven ('stores') groter worden, gaan hun prestaties achteruit en wordt het moeilijker om ze te beheren. Ze worden misschien zelfs groter dan de vooraf ingestelde limieten van Exchange. Beheerders kunnen op verschillende manieren reageren:

  • Niets doen tot Exchange het laat afweten
  • Limieten voor postvakgrootte opleggen en gebruikers die om een complete e-mailgeschiedenis vragen, nul op het rekest geven
  • Gebruikers toestaan e-mails naar onbeheerde PST-bestanden te verplaatsen

Geen van deze opties is echt aantrekkelijk, en meestal kiezen beheerders voor de derde, waardoor een situatie ontstaat die vaak als 'PST-hel' wordt omschreven. Door een oplossing voor e-mailarchivering te onderhouden, kunnen beheerders redelijke limieten voor postvakgrootte opleggen en eindgebruikers in ruil daarvoor de mogelijkheid bieden om snel te zoeken in alle e-mails die ze ooit hebben verstuurd of ontvangen.

Business Intelligence

U heeft alle elektronische correspondentie die uw bedrijf ooit heeft gegenereerd of ontvangen, in een centrale, doorzoekbare bron. Dat is een fantastische gelegenheid om inzicht op te bouwen.

  • Snelle inzage in alle e-mails tussen uw organisatie en een leverancier, klant of partner - ongeacht de afzender en datum van verzending
  • Toezicht op activiteiten van medewerkers – aanpak van fraude of tijdsverspilling
  • Toegang tot elke e-mail die relevant is voor een juridisch of intern geschil, in een kwestie van seconden

Verbeterde gebruikerservaring

De zoekinterfaces van archiveringsprogramma's bieden Google-achtige toegang tot uw e-mailarchief. Gebruikers kunnen hele conversaties veel sneller en gemakkelijker vinden.

Voor het typen van een zoekopdracht hoeft u niet veel van de mapstructuur te weten, iets wat wel nodig is voor Outlook met zijn mapstructuren. Typ een woord, een datum of de naam van een contactpersoon, en alle relevante e-mails zijn binnen een paar seconden op het scherm te zien. Zoeken naar een e-mailconversatie die u zes jaar of zelfs zes maanden geleden heeft gevoerd, is wel even iets anders dan 's ochtends na het opstaan even uw e-mail doorbladeren. Er is een andere benadering en een andere interface voor nodig. Zoals we van het internet hebben geleerd: zoeken is beter dan een hiërarchische aanpak.

Compliance

Veel organisaties, doorgaans van een bepaalde omvang of in een bepaalde branche, zijn tegenwoordig wettelijk verplicht om een e-mailarchief te onderhouden dat bestand is tegen onrechtmatige wijzigingen. Er is een aantal recente voorbeelden van geruchtmakende rechtszaken en overheidsonderzoeken waarin veel waarde aan e-mailbewijs werd gehecht. Dat bewijs was hoogstwaarschijnlijk uit een e-mailarchief afkomstig.

Wat zijn mijn opties?

Oplossingen voor het archiveren van e-mail lopen uiteen van speciale hardwareproducten die via cloudgebaseerde oplossingen op de e-mailinfrastructuur van een organisatie worden aangesloten, tot lokale softwareoplossingen waarvoor een SQL-server moet worden geïnstalleerd.

Veel oplossingen zijn duur in aanschaf en gebruik, waardoor ze buiten het bereik van kleinere bedrijven liggen.

Dat kan niet gezegd worden van Exclaimer Mail Archiver. Het is eenvoudig te installeren en configureren, een stuk voordeliger in aanschaf en gebruik dan concurrerende producten, en op zeer lange termijn gemakkelijk om mee te leven.

Biedt Exchange niet de mogelijkheid om te archiveren?

Jawel, maar hierbij ligt de nadruk op compliance, ofwel naleving van voorschriften. Bedrijfsinformatie, systeemprestaties, gebruikerservaring en totaalkosten worden er niet door verbeterd, vooral omdat u er Enterprise CAL's voor nodig heeft.